必要書類一覧

各手続に必要な書類の一覧です。

目次:全体>
1 入社・扶養異動・結婚・住所変更
2 退社
3 給与変更・賞与支給
4 出産・育児休業
5 介護休業
6 業務上のケガや病気
7 業務外のケガや病気
8 年齢到達(40才、60才、65才、70才、75才)
9 事業所住所などの変更
10 毎年6月頃の定例業務(年度更新・算定基礎届)
11 保険料の口座振替手続き
12 助成金・補助金

1 入社・扶養異動・結婚・氏名住所変更など


従業員の入社、退社、扶養の異動などに関する手続きです。

目次:入社・退社・扶養異動など>
1ー1 入社
1-2 扶養異動
1-3 従業員の結婚・氏名住所変更

1-1 入社

従業員が入社する際の手続きです。

雇用保険への加入

  • 31日以上の雇用見込みがあること
  • 1週間の所定労働時間が20時間以上であること

<必要書類>
① 入社テンプレートの情報 → 様式ダウンロード
・氏名、かな
・性別
・生年月日
・住所
・電話番号
・基礎年金番号
・雇用保険被保険者番号  ※ わからない場合は、以前の勤務先と在籍期間
② 雇用契約書 → 参考様式ダウンロード
③ マイナンバー確認書類
 入社日から60日経過している場合は、「賃金台帳」と「出勤簿」が必要です。
 半年を過ぎて手続きをする場合は、遅延理由書を添付します。
(参考)出勤簿 → 参考様式ダウンロード

社会保険への加入

基本的に「雇用保険への加入」と同様ですが、加えて、以下の点をご連絡ください。

<必要事項>
① 賃金見込金額
・時間外や各種手当を含めた金額で社会保険料が決定します。
・申請と実態が大きく異なる場合、年金事務所から訂正されることもあります。可能な限り実態に近い金額をお願いします。
② 扶養者がいる場合は、以下の「扶養異動」で必要な書類をご用意ください。

1-2 扶養異動

<必要書類>
① 入社テンプレート(扶養者)の情報 → 様式ダウンロード
・氏名、かな
・性別
・生年月日
・住所
・電話番号
・基礎年金番号
・続柄
・職業
・収入額
② 収入を確認できる書類
以下のような書類をご準備ください。
・前年の所得証明書の写し
(参考)札幌市HP・市税の証明と閲覧
・退職して扶養に入る場合は離職票の写し
③ マイナンバー確認書類
④ 事業主での続柄の確認
・事業主で続柄を確認するか、住民票の写しなどを提出
 別居の場合は、仕送りの確認などが必要となる場合があります。

1-3 従業員の結婚・氏名住所変更

<従業員の住所が変更になった場合>
・特に手続きは不要です。
 配偶者が社会保険の扶養の場合(第3号被保険者)は、住所変更の際に手続きが必要ですので、新しい住所を教えてください。

<従業員の苗字が変更になった場合>

・特に手続きは不要ですが、当方に理由(原因)と変更日を教えてください。
新たな健康保険証が郵送が届き次第、古い健康保険証を当方に送付し、新しい苗字を教えてください。
 扶養者の氏名が変更になった場合は手続きが必要となります。

2 退社


従業員が退社する際の手続きです。

雇用保険の資格喪失

退職者の失業保険に影響するので、早めに対応します。

雇用保険の資格喪失日は退職した日となります。

<雇用保険資格喪失・必要書類>
① 退職願 → 参考様式
 ※ 有期雇用の場合、更新を希望しない申出書
② 過去12か月の出勤簿と賃金台帳
  ※ 欠勤などが多い場合は、さらに遡ります。
③ (マイナンバーをもらっていない場合)マイナンバー確認書類

社会保険の資格喪失

社会保険の資格喪失は、特別な書類は不要ですが、健康保険証を返還していただきます。

社会保険の資格喪失日は退職した日の翌日となり、保険料は喪失日の属する月の前月まで発生します。

例えば、3/31に退職した場合、資格喪失日は4/1で、保険料は3月分まで納付する必要があります。

<社会保険資格喪失・必要書類>
① 健康保険証
 会社から「脱退証明書」を発行します。以下から様式をダウンロードしてください。
脱退証明書 → 様式ダウンロード
 死亡された場合は、健康保険から埋葬料・埋葬日が支給される場合があります。
(参考)ご本人・ご家族が亡くなったとき → 協会けんぽHP

3 給与変更・賞与支給


給与額の変更や賞与の支給に関する手続きです。

目次:給与変更・賞与支給など>
3-1 給与の変更
3-2 賞与の支給

3-1 給与の変更

「固定的な賃金」が変更になり、標準報酬が2等級変更になる場合は、月額変更届の手続きが必要です。

(参考)協会けんぽの保険料額表

<固定的賃金の変更とは>
・基本給、通勤手当、家族手当など、毎月定額で支払われる金額の変更
・時給単価、日給単価、歩合給単価の変更
・時給、日給、月給の給与体系の変更 など

<固定的賃金に含まれないもの>

・時間外手当の増減
・歩合給の増減
・日給、時給の場合の、日数、時間数の増減
 給与の変更があり、判断に迷う場合は、お気軽にご連絡ください。

3-2 賞与の支給

社会保険に加入者に賞与を支給した場合は必ずご連絡ください。

賞与に関する社会保険料の報告が必要です。

<賞与を支給した場合>
賞与支給者と支給金額の一覧
 人数が多い場合(30人以上など)は、エクセルなどのデータでいただきたくお願いいたします。

4 出産・育児休業


従業員の出産・育児・介護に関する手続きです。

両立支援助成金の活用もご検討ください。

(参考)産休・育休はいつから?産前・産後休業・育児休業の自動計算

目次:出産・育児・介護など>
4-1 産前休業の手続き(社保料の免除)
4-2 産後休業の手続き(社保料の免除・出産手当金)
4-3 育児休業の手続き(社保料の免除・育児休業給付)
4-4 職場復帰時の手続き
4-5 助成金の受給

4-1 産前休業の手続き(社保料の免除)

産前6週(多胎14週)は、労働者が請求すれば休むことができます。

<必要な情報>
・出産予定日
・産前休業の開始日
 社会保険料は事業主分も免除されます。もし賃金が支給されていても免除されます。

4-2 産後休業の手続き(社保料の免除・出産手当金)

産後8週は、原則就業できません。産後6週以降は医師が認めれば就業可能です。

<必要な情報(社会保険料の免除)>
・母子手帳の写し(出産届出済証明が記載されているページ)
※ 出産日、お子さんの名前、よみがな、性別の確認

<必要な情報(出産手当金)>
・出産手当金申請書(様式ダウンロード
以下の点を対応してください。
→ 本人情報(入金口座、住所、電話番号)
→ 医師の証明欄の記載
・(休業中の賃金支給がある場合)産前、産後休業期間の賃金台帳と出勤簿
 当事務所では、通常、出産後と産休終了時の2回に分けて、出産手当金を申請します。

<出産育児一時金>
・通常、病院で手続きします。

4-3 育児休業の手続き(社保料の免除・育児休業給付)

育児休業期間は、社会保険料が免除されます。

また、要件を満たす場合、雇用保険から育児休業給付を受け取ることができます。

男性は出産直後から育児休業を取得可能です。

<社会保険料の免除>
・産後休暇の資料があれば、特に追加書類は不要です。

<育児休業給付の要件> 
※ 詳細は個別に確認
・育児休業を開始前の2年間に、雇用保険に12カ月以上加入していること
・有期雇用の場合は、上記に加えて、1年以上同じ勤務先で働いていたこと、子が1歳6か月に達する日までに労働契約の期間満了が明らかでないこと

<育児休業給付の必要書類>
・申請の同意書 → 様式ダウンロード
・入金口座の通帳写し
・母子手帳の写し(出産届出済証明が記載されているページ)
・出勤簿(産休前12か月から育休後2ヵ月分まで)
・賃金台帳(産休6ヵ月前から育休後2か月分まで)
※ 欠勤などが多い場合は、さらに遡ります。

4-4 職場復帰時の手続き

職場復帰時には、社会保険料の免除、育児休業給付終了の手続きを行います。

<休業の終了手続き>
・「職場復帰日」をご連絡いただき、必要に応じて、社会保険・雇用保険の手続きを行います。

<育児休業等終了時報酬月額変更届>
・職場復帰の際に、時間外勤務の減少や短時間勤務によって賃金が低下する場合は、「育児休業等終了時報酬月額変更届」を出すことができる場合があります。
(参考)育児休業等終了時報酬月額変更届の提出

4-5 助成金の受給

産休・育休の円滑な取得と職場復帰を支援することにより、厚労省の両立支援助成金が支給されます。

特に男性の育休については制度が拡充されています。

また、札幌市からも助成金が支給される場合があります。

従業員の出産の予定がわかった段階でご連絡いただければ、受給の可能性について確認いたします。

5 介護休業給付


介護休業に関する手続きです。

両立支援助成金の活用もご検討ください。

介護休業の要件を満たす場合、雇用保険から介護休業給付が支給されます。

以下のような書類が必要になりますが、介護休業については、事前の準備が難しいケースが多くなっています。

介護休業が生じる場合は、当方までご連絡ください。

<介護休業給付の要件> ※ 詳細は個別に確認
・育児休業を開始前の2年間に、雇用保険に12カ月以上加入していること
・有期雇用の場合は、上記に加えて、1年以上同じ勤務先で働いていたこと、介護休業開始予定日から起算して93日を経過する日から6か月を経過する日までに、その労働契約が満了することが明らかでないこと

<介護休業給付の必要書類>
・申請の同意書 → 様式ダウンロード
・介護休業申出書 ※ 会社様式
・入金口座の通帳写し
・介護者との続柄のわかるもの
→ 同一世帯の場合:要介護者のマイナンバー
→ 別世帯の場合:戸籍謄本など
・介護が必要なことがわかる書類
→ 要介護度2以上:介護保険の被保険者証
→ それ以外の場合:常時介護が必要と確認した書類 (参考)常時介護を必要とする判断基準

<両立支援助成金>
・介護休業からの円滑な職場復帰を支援することで、両立支援助成金が支給されます。
介護休業が発生した場合には、該当するかを確認させていただきます。

6 業務上のケガや病気


業務上のケガや病気に関する手続きです。

目次:業務上のケガや病気など>
6-1 労災の状況確認連絡
6-2 療養の給付(病院・薬局への提出書類)【様式第5号】
6-3 (4日以上休んだ場合)死傷病報告・休業補償給付【様式第8号】

6-1 労災の状況確認連絡

業務上のケガや病気(労災)が起きた場合は、以下の内容を当方までご連絡ください。

労災で病院や薬局に係る場合は、労災であることを病院等に伝え、健康保険証は使わないようにご留意ください。

<労災の状況確認連絡>
【氏名】
【性別】
【生年月日】
【住所】
【負傷年月日】
【時刻】
【職種】
【災害発生の事実を確認した者の職名】
【災害発生の事実を確認した者の氏名】
【災害の原因および発生状況】 ※ 可能な限り、以下に従って記載
①どのような場所で
②どのような作業をしているときに
③どのような物又は環境に
④どのような不安全な又は有害な状態があって
⑤どのような災害が発生したか
【傷病の部位及び状態】
【初診日と発生日が違う場合、その理由】
【病院等の名称】
【薬局の名称】
【その他就業先】※ 貴社以外で労働をしている場合

6-2 療養の給付(病院・薬局への提出書類)【様式第5号】

労災の状況を確認後、当方で病院や薬局へ提出する「様式第5号」を作成いたします。

「様式第5号」は、病院・薬局にご提出ください。

6-3 (4日以上休んだ場合)死傷病報告・休業補償給付【様式第8号】

労災によって4日以上休んだ場合は、死傷病報告(遅滞なく)と休業補償給付の対象となります。

休業補償は、1日あたり給付基礎日額の80%(休業(補償)給付=60%+休業特別支給金=20%)です。

(参考)厚労省HP 休業補償の計算方法を教えてください。

以下の書類を当方までご連絡ください。

<休業補償給付の申請に必要な書類>
・過去3カ月間の賃金台帳と出勤簿
・入金口座の通帳写し

7 業務外のケガや病気(傷病手当金)


業務外のケガや病気による休業に関する手続きです。

「社会保険加入者」は、業務外のケガや病気で4日以上休む場合、「傷病手当金」を受給できる場合があります。

傷病手当金は、1日当たり【支給開始日の以前12ヵ月間の各標準報酬月額を平均した額】÷ 30日 × (2/3)です。

同一の傷病について、支給を開始した日から最長1年6ヵ月間支給されます。

 退職後の傷病手当は、1年間の被保険者期間が必要となりますので、ご留意ください。

(参考)協会けんぽHP 傷病手当金について

<傷病手当金の申請に必要な書類>
・傷病手当金申請書(様式ダウンロード
以下の点を対応してください。
→ 本人情報(入金口座、住所、電話番号)
→ 医師の証明欄の記載
・(休業中の賃金支払期間に賃金支給や出勤がある場合)賃金台帳と出勤簿

8 年齢到達(40才、60才、65才、70才、75才)


従業員が一定の年齢に到達した際に必要な手続きです。

目次:年齢到達(40才、60才、65才、70才、75才)>
8-1 従業員が40才になった場合
8-2 従業員が60才になった場合
8-3 従業員が65歳になった場合
8-4 従業員が70才になった場合
8-5 従業員が75才になった場合

8-1 従業員が40才になった場合

40才になると介護保険の第2号被保険者となります。

介護保険料は「満40歳に達したとき」より徴収が始まります。
「満40歳に達したとき」とは40歳の誕生日の前日のことであり、その日が属する月から介護保険の第2号被保険者となり、介護保険料が徴収されます。
(参考)介護保険制度と介護保険料について
 例えば、4/1生まれの方は、3月分から介護保険料が徴収されます。

特段の手続きは不要ですが、介護保険第2号被保険者に該当すると、 給与から介護保険料を徴収することになります。

保険料額表の参照箇所のチェックや、給与計算ソフトの設定を確認しましょう。

(参考)協会けんぽの保険料額表

8-2 従業員が60才になった場合

雇用保険の60歳到達時の賃金登録をすることができます。

これは60歳以後の賃金が、60歳時点の75%未満となっている等の要件を満たした方に支払われる「高年齢雇用継続給付」の要件となる手続きです。

(参考)Q&A~高年齢雇用継続給付~

平成16年1月の雇用保険法施行規則の改正により、登録の義務はなくなりましたが、もし、退職後などにお願いされると手間がかかる可能性があるため、随時、対応しておきましょう。

 雇用保険の被保険者期間が5年に満たない方は、5年になった時点で登録を行います。

60歳到達時の賃金登録に必要な書類>
・過去6か月分の賃金台帳と出勤簿
※ 欠勤などが多い場合は、さらに遡ります。

8-3 従業員が65才になった場合

65才になると介護保険の第1号被保険者となります。

介護保険料は「満65歳に達したとき」より徴収されなくなります「満65歳に達したとき」とは、65歳の誕生日の前日のことであり、その日が属する月から介護保険の第2号被保険者ではなくなり、介護保険料が徴収されなくなります。ただし、65歳以降は介護保険の第1号被保険者となり、お住まいの市区町村より介護保険料が徴収されることとなります。
(参考)介護保険制度と介護保険料について
 例えば、4/1生まれの方は、3月分から介護保険料が徴収されなくなります。

特段の手続きは不要ですが、介護保険第1号被保険者に該当すると、 給与から介護保険料を徴収しないことになります。

保険料額表の参照箇所のチェックや、給与計算ソフトの設定を確認しましょう。

(参考)協会けんぽの保険料額表

8-4 従業員が70才になった場合

社会保険に加入している従業員が70歳に到達すると「厚生年金保険」の資格を喪失します。

70才以降も賃金が変わらない場合は、特段の手続きは不要です。

【厚生年金保険 70 歳以上被用者該当届の対象者】
○70歳到達日以前から事業所に使用されており、70 歳到達日以降も引き続き同一の事業所に使用される被保険者の方が、次の要件に該当する場合は、70 歳到達日から 5 日以内に、「厚生年金保険被保険者資格喪失届 70 歳以上被用者該当届」を提出してください。
要件:70 歳到達日時点の標準報酬月額相当額が、70 歳到達日の前日における標準報酬月額と異なる被保険者であること。
(参考)従業員が70歳になったとき

<70 歳以上被用者該当届に必要な書類>
・70才以降の賃金の情報

8-5 従業員が75才になった場合

社会保険に加入している従業員が75歳に到達すると「健康保険」の資格を喪失します。

これは75歳以上の方が加入する「後期高齢者医療制度」の被保険者となるためです。

特に必要な書類などはありません。

当方でも従業員のデータはチェックしていますが、該当の従業員がいればお声がけください。

 75歳未満の被扶養者も健康保険の扶養から外れるため、国民健康保険などへの加入手続きが必要です。

9 事業所住所などの変更


事業所住所の変更等に関する手続きです。

<事業所住所などの変更に必要な書類>
・登記簿謄本、事業所の賃貸契約書など
・その他の項目が変更になる場合は、内容がわかるものをご連絡ください。

 

10 毎年6月頃の定例業務(年度更新・算定基礎届)


毎年6月頃の定例業務(年度更新・算定基礎届)です。

10-1 労働保険料の年度更新(毎年6月~7月上旬)

<労働保険料の年度更新に必要な書類>
・労働局から送付される納付書 ※ 状況によって、いただかなくても対応可能です。
・前年の4月分から3月分までの賃金データ
※ 支払月ではなく、対象月となります。
 例えば、15日〆の場合は、前年4/15〆分~当年3/15〆分の賃金データとなります。

10-2 社会保険料の算定基礎届(毎年6月中旬~7月)

<社会保険料の算定基礎届に必要な書類>
・当年の4月~6月に「支払った」社会保険加入者の賃金のデータ
 例えば、翌月10日払いの場合、3月分(4/10支給)、4月分(5/10支給)、5月分(6/10支給)の賃金データとなります。

 

11 保険料の口座振替手続き


保険料の口座振替手続きです。

11-1 労働保険料の口座振替

<労働保険料の口座振替手続き>
労働保険料を口座振替にすることで、納期限が緩和され、事務手続きも軽減されます。
・労働保険料等の口座振替納付 → 厚労省HP
・口座振替の申し込みについて → 厚労省HP

11-2 社会保険料の口座振替

<社会保険料の算定基礎届に必要な書類>
社会保険料は、新規設立の際に口座振替の手続きを行います。
・厚生年金保険料等の納付 → 日本年金機構HP

12 助成金・補助金


各種の助成金・補助金に関する手続きです。
以下に簡単に概要を記載しますので、詳細はお問い合わせください。

目次:助成金・補助金>
12-1 育児や介護と仕事の両立
12-2 生産性を向上する設備の導入
12-3 高年齢者の雇用安定
12-4 人材確保-離職率の改善
12-5 就職困難者の採用
12-6 キャリアアップ・正社員化
12-7 コロナ禍での休業への対応
12-8 コロナ禍で新たな取組みへの補助
12-9 北海道・札幌市で活用できる補助金

12-1 育児や介護と仕事の両立

<両立支援助成金>
職業生活と家庭生活が両立できる“職場環境づくり”のための助成金
・男性労働者の育児休業
・円滑な職場復帰への支援
・代替要員の確保
などに対して助成金を支給
(参考)厚生労働省HP

12-2 生産性を向上する設備の導入

<業務改善助成金>
中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援し、事業場内で最も低い賃金(事業場内最低賃金)の引上げを図るための制度
・事業内最低賃金の引上げ ※ 地域別最低賃金との差額が30円以内
・事業場規模100人以下
・生産性向上のための設備投資
(参考)厚生労働省HP

12-3 高年齢者の雇用安定

<65歳超雇用推進助成金>
(65歳超継続雇用促進コース)

・65歳以上への定年引上げ等の取組みを実施した事業主に対して助成
・高年齢者の就労機会の確保および希望者全員が安心して働ける雇用基盤を整備
(高年齢者無期雇用転換コース)
・50歳以上かつ定年年齢未満の有期契約労働者を無期雇用労働者に転換
(参考)厚生労働省HP

12-4 人材確保-離職率の改善

<人材確保等支援助成金>
(雇用管理制度助成コース)

・雇用管理制度の導入(諸手当等制度、研修制度、健康づくり制度など)
・離職率目標達成
(参考)厚生労働省HP

12-5 就職困難者の採用

<特定求職者雇用開発助成金>
(特定就職困難者コース)

・高年齢者や障害者等の就職困難者をハローワーク等の紹介により、継続して雇用する労働者(雇用保険の一般被保険者)として雇い入れる事業主に対して助成
(参考)厚生労働省HP

12-6 キャリアアップ・正社員化

<キャリアアップ助成金>
・有期雇用労働者、短時間労働者、派遣労働者といった、いわゆる非正規雇用労働者の企業内でのキャリアアップを促進するため、正社員化、処遇改善の取組を実施した事業主に対して助成
(参考)厚生労働省HP

12-7 コロナ禍での休業への対応

<雇用調整助成金>
・「事業活動の縮小」を余儀なくされた場合に、従業員の雇用維持を図るために、「労使間の協定」に基づき、「雇用調整(休業)」を実施する事業主に対して、休業手当などの一部を助成
(参考)厚生労働省HP

12-8 コロナ禍で新たな取組みへの補助

<持続化補助金(低感染リスク型ビジネス枠)>
・コロナ対策として顧客や従業員等との接触機会を今よりも減らすため、新たなビジネスやサービス、生産プロセスの導入をお来ぬあ小規模事業者を支援
(参考)補助事務局HP
<事業再構築補助金>
・ポストコロナ、ウィズコロナ時代の経済社会の変化に対応するための企業の思い切った事業再構築を支援
(参考)補助事務局HP

12-9 北海道・札幌市で活用できる補助金

<札幌市・育児休業等助成金>
・育児休業等を取得した従業員がいる企業に対し、一定の条件を満たした場合に助成金を支給
※ 厚労省の両立支援助成金と原則、併給可能
(参考)札幌市HP
<札幌市・新型コロナウイルス感染症対策テレワーク導入補助金>
・在宅勤務をはじめとするテレワークの導入に取り組む市内中小企業等に対して導入に係る経費を補助
・新型コロナウイルス感染症の拡大防止及び多様な働き方の実現、企業のビジネス環境強化を促進することを目的に実施
(参考)札幌市HP
<北海道異業種チャレンジ奨励金>
・新型コロナウイルス感染症の影響による離職者が、北海道内の人手不足が深刻な対象職種に違う職種から就職した場合、求職者及び企業に奨励金等により、早期就職を促進するとともに、対象職種の人材確保を支援
(参考)北海道HP