No.245「【保管期限】労働保険-社会保険関係書類の整理・電子保存」について

〜とよひらの社労士通信No.245〜「【保管期限】労働保険-社会保険関係書類の整理・電子保存」について

平岸の有名な居酒屋に行ってきましたが、

価格設定が非常に良心的で、昔ながらの雰囲気もあり、

２０年前にタイムスリップしたような感覚になりました

社労士法人とよひら　鎌田です。

今回は、気づけば「大掃除」の時期ということで

「【書類の保管期限】労働保険-社会保険関係書類の整理」について、お話しをしたいと思います。

【人事関係書類の保管期限】

本文に保管期限と根拠法令を書こうと思ったのですが、長文になってしまうので表にまとめてみました。

労働保険-社会保険関係書類の保管期限（社労士法人とよひら作成）

参考にしていただければ幸いです。

※　税法上の書類には、別途保管期限がありますので、御留意ください

【結局、いつまで保存すれば良いのか】

明確に廃棄期限が予定できる書類はわかりやすいですが、従業員に関する書類は退職日等が基準となります。

実務を考えれば、

従業員ごとに書類を整理している場合、退職して２年後「社会保険関係だけ廃棄」というのも現実的ではないため、退職して５年後に廃棄（現時点では４年でも可）とすれば間違いないです。

一方で、従業員が混在したファイルで保管している場合は、在籍者がいる限り保管期限は続きますので、対応が難しくなります。

このため、紙で保存する場合は、最初から廃棄を意識したファイリングをすることが重要になります。

【労務関係書類の電子保存について】

厚労省では以下のとおり、QAを公開しており、電子保存も認められています。

電子保存であれば、物理的なスペースは不要ですので、長期的な保存に対応できます。

また、保存方法によっては、対象者の情報だけ削除なども可能です。

ただ、厚労省の示す要件を満たすように、

・データが消去されないように、バックアップ等の仕組み

・突然の検査に対応できるようなデータ管理

などを十分に行っていただければ幸いです。

No.245〜「【保管期限】労働保険-社会保険関係書類の整理・電子保存」について　まとめ

ということで・・・

今回は、「【保管期限】労働保険-社会保険関係書類の整理・電子保存」について、ご案内しました。

当方でも書類の電子化は進めており、過去の紙ファイルをスキャンすることで、書庫にかなり余裕ができました。

一方で、日々をペーパーレス化しているかと言われると、業務効率や慣れの点から、まだまだ大量に紙を使っています。

「紙」の問題については、様々なメリットとデメリットがありますので、皆様の事業所においても、書類の保管や電子化について、御検討いただければ幸いです。

引き続き、よろしくお願い致します。
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発行責任者：社会保険労務士法人とよひら
担当：特定社労士・中小企業診断士　鎌田 真行
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